Quais empresas são obrigadas a possuir um certificado digital?

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Você sabe se o seu negócio está obrigado a possuir um certificado digital? Desde o ano de 2010 essa já é uma exigência para grande parte das empresas brasileiras, com exceção das optantes pelo Simples Nacional – que, desde 2015, foram gradativamente fazendo parte das empresas que devem seguir a obrigatoriedade, de acordo com o número de funcionários.

O conhecimento da legislação a respeito desse assunto é muito importante para qualquer empreendedor, pois o certificado digital é essencial para o cumprimento de diversas obrigações legais. Além disso, há uma série de benefícios que podem ser usufruídos desse novo recurso tecnológico.

Veremos neste artigo o que é, qual é a utilidade e quais empresas são obrigadas a possuir um certificado digital!

O que é o certificado digital?

A internet trouxe uma série de facilidades para nossas vidas pessoais e profissionais. Mas também trouxe um grande problema: é muito difícil identificar a autenticidade e a veracidade das informações publicadas.

Imagine só receber um e-mail do Google informando que eles desejam comprar a sua empresa. É muito provável que seja uma informação falsa, mas como você poderia fazer para identificar quem realmente enviou aquela mensagem? E como a Google poderia fazer para provar que é realmente a empresa que está se comunicando quando envia uma mensagem?

É para resolver esse grande problema de confiabilidade na internet que surgiu o certificado digital. Trata-se de um arquivo eletrônico que funciona como uma assinatura digital com validade jurídica e garante proteção às transações eletrônicas realizadas via internet. Com a sua utilização, as pessoas físicas e jurídicas podem se identificar e assinar digitalmente.

Em um ambiente com diversos perigos como a internet, o certificado digital foi desenvolvido com uma tecnologia que tem o intuito de oferecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas.

Quais empresas são obrigadas a possuir um certificado digital?

Mesmo trazendo mais comodidade e reduzindo a incidência de erros, se fossemos aguardar pela iniciativa de cada pessoa jurídica em aderir ao certificado digital, isso poderia demorar muitos e muitos anos. Por isso, essa passou a ser uma obrigatoriedade no Brasil a partir de 2010.

Inicialmente, todas as empresas do lucro real e do lucro presumido estavam obrigadas a possuir um certificado digital. Já as empresas optantes pelo Simples Nacional passaram a ser obrigadas a partir de 2015 da seguinte forma:

  • Dezembro de 2015: obrigatoriedade para todas as empresas do Simples Nacional com mais de 10 empregados
  • Janeiro de 2016: obrigatoriedade para todas as empresas do Simples Nacional com mais de 8 empregados
  • Julho de 2016: obrigatoriedade para todas as empresas do Simples Nacional com mais de 5 empregados
  • Janeiro de 2017: obrigatoriedade para todas as empresas do Simples Nacional com mais de 3 empregados

Além de todas essas empresas, as empresas que ainda ficaram de fora dessa exigência podem acabar sendo obrigadas a possuir um certificado digital por outros motivos. Veja só os principais deles:

  • Emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Qualquer empresa que emita a NF-e precisa de um certificado digital, inclusive os empreendedores que se formalizaram como Microempreendedores Individuais.
  • Baixar nota fiscal de entrada. Para realizar o procedimento de baixar a Nota Fiscal Eletrônica também é exigido que um certificado digital.
  • Registro de contrato social. Essa não é uma obrigatoriedade, mas em razão da agilidade proporcionada por uma assinatura eletrônica na confirmação do registro ou alterações posteriores, recomendada-se o certificado digital.

É possível notar que o número de empresas que ainda não estão obrigadas a possuir um certificado digital é cada vez menor. E esse é, de fato, o objetivo do poder público. Em um mundo digital, é apenas uma questão de tempo para que todos os processos em papel sejam abolidos.

Qual a utilidade de um certificado digital?

Já vimos qual é a função de um certificado digital e por que motivo ele foi criado. Mas é também importante conhecer qual é a sua utilidade na prática, não é mesmo? Confira só as principais atividades que você pode fazer com o seu certificado digital:

  • Assinatura digital e envio documentos através da internet;
  • Envio de declarações obrigatórias para o poder público;
  • Realização de transações bancárias;
  • Assinatura de Notas Fiscal Eletrônicas e Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTs-e);
  • Possibilidade de entrar em ambientes virtuais com segurança, que requerem um certificado digital.

Além disso, a migração para o mundo digital pode trazer uma série de vantagens para a sua empresa. Veja só algumas delas:

  • Eliminação de papéis. A quantidade de documentos físicos que você precisa manusear é reduzido drasticamente quando você começa a utilizar o meio digital. A consequência disso é menos papéis e menos espaço físico gasto com o armazenamento de documentos;
  • Segurança das informações. Já falamos bastante sobre a segurança das informações, mas é importante frisar que o armazenamento de documentos em ambiente digital também protege as informações sigilosas da sua empresa;
  • Reputação da sua empresa. Em um mercado competitivo como o que temos hoje, qualquer detalhe pode fazer a diferença, não é mesmo? Possuir um certificado digital transmite confiança e credibilidade para todas as outras empresas que interagirem com a sua;
  • Agilidade nos processos. Um dos grandes ganhos proporcionados pelo certificado digital é a diminuição da burocracia, o que significa um ganho de tempo na realização de vários processos – que poderiam ficar semanas aguardando apenas por uma assinatura que acontece em minutos através da internet.
  • Ganho de produtividade. Todos esses fatores contribuem para uma redução de custos, ganho de tempo e mais credibilidade para a sua empresa. Ou seja, ganha-se também em produtividade.

A sua empresa está obrigada a possuir um certificado digital? Você já tinha conhecimentos a respeito da sua utilização? Deixe o seu comentário!

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